Sådan udskrives e-mails og vedhæftede filer automatisk

At have succes i nutidens verden har meget at gøre med at finde pålidelige, automatiserede løsninger, der fremskynder din arbejdsgang og gør dit job lettere. Hvis du arbejder i telesalg, detailhandel eller en lignende sektor, er chancerne for, at du modtager mange vedhæftede filer med ordrer og kvitteringer, der skal udskrives. Men hvis du skal udskrive ting ofte, kan det hurtigt blive et fuldtidsjob. I en situation som denne vil automatisering af udskrivning af dine vedhæftede filer helt sikkert frigøre meget af din tid.

Men husk, at denne automatiseringsproces ikke kan udføres via en webapp som Gmail.com eller Outlook.com. Indtil videre er det kun e-mail-klienter, der er i stand til at opnå denne funktionalitet. Chrome og Firefox har et antal udvidelser / tilføjelser, der gør udskrivning af vedhæftede filer nemmere og hurtigere, men de er ikke i stand til at automatisere hele processen.

Brug af e-mail-klienter til automatisk at udskrive e-mail-vedhæftede filer

Brug af en e-mail-klient som Outlook eller Thunderbird åbner en helt ny vej til automatiseringsmuligheder. Med de rigtige udvidelser, tilføjelsesprogrammer og / eller scripts kan du konfigurere din e-mail-klient til at udskrive enhver kø, inklusive din indbakke. Du kan derefter indstille specifikke regler til at udskrive e-mailen efterfulgt af vedhæftet fil eller udskrive den vedhæftede fil udelukkende. Du kan blive endnu mere specifik ved at konfigurere din e-mail-klient til at udskrive baseret på afsenderen eller baseret på vedhæftningens filtype.

Bemærk: Din e-mail-udbyder er ikke vigtig. Så længe du bruger en dedikeret e-mail-klient som Outlook eller Thunderbird, skal dette fungere med enhver e-mail-udbyder (Gmail, Hotmail, Yahoo osv.), Hvis de er konfigureret korrekt.

Hvis du bruger Outlook, er der mange betalte tilføjelsesprogrammer, der gør det let for dig at gøre dette. Her er nogle gode eksempler:

  • Office Addins
  • EZDetach
  • Automatisk udskrivning
  • Udskrivningsværktøjer til Outlook

Bemærk: Alle ovenstående tilføjelser koster over $ 20, men de fleste af dem vil tilbyde en prøveperiode.

Hvis du ikke ønsker at bruge penge, er der gratis alternativer til automatisering af udskrivning af dine vedhæftede filer. Men husk, at du bliver nødt til at bruge lidt tid på at tilpasse din e-mail-klient. I tilfælde af at du beslutter at gå denne rute, tillad os at gøre dit job lettere. Vi har inkluderet tre trin-for-trin metoder, der hjælper dig med at opnå denne funktionalitet med din e-mail-konto.

Den mest elegante løsning, der automatisk udskriver e-mails og vedhæftede filer, er at bruge en dedikeret software. Men at konfigurere en ekstern e-mail-manager til at automatisere denne proces vil i sidste ende kræve, at du bruger nogle penge. Følge efter Metode 1 at konfigurere Automatisk e-mail-manager 6 for at udskrive dine e-mail- og e-mailvedhæftninger De tilbyder en prøveperiode på 30 dage, så du kan prøve det gratis, før du bruger penge.

Den anden metode (Metode 2) indebærer at tilføje et VBA-script og en regel til Outlook. Selvom det kræver, at du bliver ret teknisk, er det den mest effektive guide ud af de to. Hvis du ikke er særlig glad for Outlook, kan du gå en anden rute (Metode 3) og brug Thunderbird sammen med to udvidelser til automatisk at udskrive din e-mail.

Når du er klar til at starte, skal du følge en af ​​nedenstående metoder for at automatisere udskrivningen af ​​dine vedhæftede filer. Lad os begynde.

Metode 1: Brug af Automatic Email Manager 6 til at udskrive vedhæftede filer i e-mail

Hvis du ikke bruger en dedikeret e-mail-klient som Outlook eller Thunderbird, er det den mest pålidelige løsning at konfigurere en ekstern e-mail-manager. Automatisk e-mail-manager 6giver dig mulighed for at oprette forbindelse til ethvert e-mail-felt inklusive POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, og listen fortsætter.

Softwaren giver dig mulighed for at definere specifikke handlinger ved hjælp af et intuitivt regelsystem. Det giver dig mulighed for at udskrive fra bestemte afsendere eller kun udskrive vedhæftede filer fra e-mails. Følg vejledningen nedenfor for at installere og konfigurere Automatic Email Manager 6 til automatisk at udskrive e-mails og vedhæftede filer:

  1. Download installationsprogrammet fra det officielle websted. Hvis du først vil teste det, skal du klikke på Download demo.

  2. Åben Automatisk e-mail-manager og følg instruktionerne på skærmen for at installere det på dit system.

  3. Start applikationen, og indsæt et navn, der skal bruges til din kontohenvisning. Vælg derefter E-mail med denne adresse og indsæt din e-mail, hvorfra du vil udskrive e-mails. Endelig ramte Næste at fortsætte.

  4. Vælg din e-mail-type fra listen. Hvis din e-mail-udbyder ikke er på den foruddefinerede liste, skal du vælge foruddefineret mailudbyder valgmulighed og se efter din e-mail-konfiguration. Hit Næste for at gå videre.

  5. I det næste vindue skal du starte med at kontrollere, om din e-mail-serveradresse er korrekt. Hvis det er tilfældet, skal du indsætte din e-mail og adgangskode i nedenstående felter. Klik derefter på Test forbindelse for at sikre, at din konfiguration fungerer. Endelig ramte Næste.

  6. Indstil kontrolintervallet for din konto efter dine behov. Du kan også konfigurere det til kun at kontrollere i løbet af dine arbejdsdage ved at klikke på Avanceret planlægning. Hit Næste at gå videre.

  7. Klik derefter på Tilføj handling.Vælg Udskriv vedhæftede filer eller Udskriv e-mail-kropafhængigt af hvad du har brug for. Hit Næste og vælg den printer, du vil bruge.

  8. Du har derefter mulighed for at anvende et bestemt filter ved at vælge Ingen. Hvis du vil have operationen til enhver tid, skal du vælge Ja. Endelig ramte Okay for at bekræfte den handling, du lige har oprettet.

    Bemærk: Hvis du vil have softwaren til at udskrive både e-mailens brødtekst og vedhæftede filer, skal du gå videre og oprette en anden handling med det andet scenario. For f.eks. Hvis din første handling handlede om at udskrive vedhæftede filer, skal du oprette en anden, der udskriver e-mailens brødtekst.

Når du rammer Okay, Automatisk e-mail-manager begynder at kontrollere din indbakke og udskrive alt, der opfylder de kriterier, du tidligere har oprettet.

Metode 2: Brug af Outlook til automatisk at udskrive e-mail-vedhæftede filer

Outlook er den mest populære e-mail-klient, så hvis dit job drejer sig om din e-mail-konto, er chancerne for, at du allerede bruger det. Outlook er meget konfigurerbart og giver dig mulighed for at udskrive vedhæftede filer af indgående e-mails.

For at gøre dette skal vi oprette et VBA-script i Outlook og derefter bruge det med en Outlook-regel. Her er en komplet gennemgang af hele processen:

Bemærk: Følgende trin bekræftes, at de fungerer i Outlook 2016. Selvom vi ikke har testet med ældre versioner, skal nedenstående script teoretisk arbejde med alle Outlook-versioner helt tilbage til Outlook 2010.

Oprettelse af et VBA-script + -regel til automatisk at udskrive vedhæftede filer i Outlook

  1. Åbn Outlook, og få adgang til Fanen Udvikler fra din værktøjslinje, og klik derefter på Visual Basic knap.

    Bemærk: Hvis du ikke kan se fanen Udvikler, skal du gå til Fil og klik Muligheder. Derfra skal du klikke på Tilpas bånd fanen, og marker afkrydsningsfeltet ud for Udvikler. Hit Okay at bekræfte. Nu, den Fanen Udvikler skal være synlig i båndet øverst på skærmen.

  2. Når vinduet Microsoft Visual Basic til applikationer er aktivt, skal du udvide Projekt1 træ (til venstre). Dobbeltklik derefter på Denne OutlookSession.

  3. Indsæt nu følgende scriptkode i Project1-vinduet (til højre): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

    Ved fejl GoTo OError’Detects Midlertidig mappe

    Dim oFS Som FileSystemObject

    Dæmp sTempFolder som streng

    Indstil oFS = Ny FileSystemObject

    ‘Midlertidig mappeplacering

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Opretter en speciel Temp-mappe

    cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" & Format (nu, "ååååmddhhmmss")

    MkDir (cTmpFld) ’Gemmer og udskriver vedhæftet fil

    Dæmp som vedhæftet fil

    For hver oAtt i vare. Vedhæftede filer

    Filnavn = oAtt.filnavn

    FullFile = cTmpFld & “\” & FileName’Gemning af vedhæftet fil

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Udskriver vedhæftet fil

    Indstil objShell = CreateObject (“Shell.Application”)

    Indstil objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Indstil objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Næste oAtt’Renser temp-filer

    Hvis ikke oFS er intet, skal du indstille oFS = intet

    Hvis ikke objFolder er intet, skal du indstille objFolder = intet

    Hvis ikke objFolderItem er intet, skal du indstille objFolderItem = Intet

    Hvis ikke objShell ikke er noget, skal du indstille objShell = NothingOError:

    Hvis der er fejl 0 Så

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Err.Klar

    Afslut Hvis

    Afslut SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Indstil objShell = CreateObject (“Shell.Application”)

    Indstil objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Indstil objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”)

    Næste oAtt

    Hvis ikke oFS er intet, skal du indstille oFS = intet

    Hvis ikke objFolder er intet, skal du indstille objFolder = intet

    Hvis ikke objFolderItem er intet, skal du indstille objFolderItem = Intet

    Hvis ikke objShell ikke er noget, skal du indstille objShell = intet

    Fejl:

    Hvis der er fejl 0 så

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Err.Klar

    Afslut Hvis

    Afslut sub

    Afslut sub

  4. Når du har indsat koden indeni Projekt1, gå til Værktøjer (øverst på skærmen) og klik på Referencer.

  5. Rul ned og marker afkrydsningsfeltet ud for Microsoft Scripting Runtime. Klik på Okay for at gemme din indstilling og lukke Referencer vindue.

  6. Slå nu på Gemme i øverste venstre hjørne af Visual Basic vindue. Nu kan du sikkert lukke Visual Basic.

  7. Gå derefter til Fil og klik på Regler og advarsler.

  8. Klik på Ny regel,klik derefter på Anvend regel på meddelelser, jeg modtager. Klik på Næste at fortsætte.

  9. Nu skal du beslutte, hvilken betingelse der skal opfyldes. Hvis du vil have udskrevet alle dine vedhæftede filer, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for “som har en vedhæftet fil ”. Hit Næste at fortsætte.

    Bemærk:Hvis du ikke vil udskrive alle dine vedhæftede filer, kan du bruge en anden betingelse her. Scriptet skal også arbejde med specifikke afsendere eller specifikke ord.

  10. I det næste vindue skal du markere afkrydsningsfeltet i nærheden køre et script.Klik derefter på et script, fremhæv Denne OutlookSession og ramte Okay. Næste, hit Afslut at bekræfte.

  11. I Regler og advarsler vindue, skal du sørge for, at feltet ud for den regel, du lige har oprettet, er markeret. Når det er, slå Ansøge.

Det er det. E-mail-vedhæftede filer skal automatisk komme ud af printeren, så snart du modtager dem.

Vigtig: Husk, at dette kun fungerer, mens Outlook åbnes, og din e-mail-konto er konfigureret på denne computer. Sørg også for, at din printer er fuldt konfigureret og har alle de nødvendige drivere.

Metode 3: Brug af Thunderbird til automatisk at udskrive e-mails

Mozilla Thunderbird er en gratis, open source e-mail-klient. Samfundet bag er meget aktivt, så du kan finde mange udvidelser, der vil føje til den allerede store funktionalitet.

Det er ikke svært at vende tilbage til den aktuelle opgave - at konfigurere Thunderbird til automatisk at udskrive e-mails, men det kræver, at du investerer lidt tid. Vi bruger to udvidelser: FitaQuilla og Printing Tools.

Bemærk: Husk, at denne metode ikke udskriver den vedhæftede fil fra en e-mail. Det udskriver kun titlen og brødteksten i den modtagne e-mail. Hvis e-mailens brødtekst indeholder jpeg- eller png-filer, bliver de også udskrevet.

Det er ret nemt at konfigurere Thunderbird til automatisk at udskrive e-mails. Den eneste mindre ulempe er FitaQuilla - udvidelsen er ikke opdateret til at være kompatibel med den nyeste version af Thunderbird, så du bliver nødt til at installere den manuelt.

Hvis du beslutter at bruge Thunderbird til at udskrive dine vedhæftede filer effektivt, skal du følge vejledningen nedenfor.

Brug af Thunderbird + FitaQuilla + udskrivningsværktøjer til automatisk udskrivning af vedhæftede filer

PS: Denne metode fungerer muligvis eller fungerer muligvis ikke.

  1. Download og installer den nyeste version af Thunderbird fra det officielle websted.
  2. Download FiltaQuilla og printerindstillinger til dit system.

  3. Åbn Thunderbird, tryk på menuikonet i øverste højre hjørne, og klik på Tilføjelser.

  4. Tryk på gearikon og klik Installer tilføjelsesprogram fra fil.

  5. Naviger til, hvor du downloadede tilføjelsen, vælg den, og klik Åben.

  6. Gentag trin 4 og 4 med den anden udvidelse, og genstart Thunderbird.
  7. Når Thunderbird åbner igen, skal du gå til Tilføjelser> Udvidelser og klik på Muligheder knap af PrintingTools.

  8. Vælg Global udskrivning og markér afkrydsningsfeltet ud for Udskriv uden dialogvinduet. Hit Okay for at gemme dit valg.

  9. Klik på menuknappen igen, og gå til Beskedfiltre> Beskedfiltre.

  10. Klik på Ny knap for at oprette et nyt filter. Start med at indsætte et navn til dit filter. Marker derefter afkrydsningsfeltet ud for Få ny mail og filtrer det efter uønsket klassificering. Derefter skal du indstille betingelsen til Vedhæftningsstatus> Er> Har vedhæftede filer. Til sidst skal du indstille den sidste handling Print, derefter ramt Okay at gemme.

  11. Gå nu tilbage til Beskedfiltre vindue og sørg for, at filteret er aktiveret.

Det er det. Din Thunderbird-e-mail-klient er nu konfigureret til automatisk at udskrive e-mails Sørg for, at den er tændt, og at din e-mail er konfigureret korrekt i Thunderbird.